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マンションリフォームのクレームを未然に防ぐ工事開始までの流れを知っておく

UPDATE:2018.05.14
CATEGORY:ブログ, マンションについて, 社長ブログ
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マンションなどのリフォーム際に

クレームが発生すると言われる要素があります。

 

それは管理組合や近隣住戸にお住まいの

皆さんへしっかりとした配慮をすること。

 

そこをきちんと意識して

事前に書面や直接説明することで

住んでいる方の不満を未然に防ぐことが出来ます。

 

今日の内容は施主である皆さんも

事前に理解しておくことで

トラブルを未然に防ぐことが出来るかもしれません。

 

 

まずは管理人さんに挨拶

 

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とにもかくにもマンションの窓口である

管理人さんに最初にご挨拶することが

一番大切です。

 

管理人さんはマンションの情報を

一手に握っているキーマンですので

管理人さんにご挨拶をして

マンション自体の空気感を掴むことが大事です。

 

書類の提出期限や近隣挨拶の範囲など

マンションの基本ルールを知ることで

マンション自体の雰囲気や規律を

おおよそ掴むことが可能となります。

 

また、色々なお願いごとも出てくるかもしれません。

まずは管理人さんにしっかりとご挨拶してください。

 

そして「管理規約」を確認し

「申請書類」を受け取って下さい。

 

 

管理規約

 

管理規約には工事の開始して良い時間や終了時間、

日曜祝祭日の工事の禁止に関することから

近隣挨拶の派にや承諾の必要の有無、

申請に関する必要書類など。

 

また、

 

実際に工事を行う際に、

仕上げ材として守らなければいけない事、

 

例えばフローリングが禁止になっていたり

防音の等級レベルが決められていたりします。

 

1階の部屋だからといって

防音性能を守らなくて良いというわけではない

場合もあります。

 

意味不明ですが、不公平感を出さない為

なのかもしれません。

 

管理規約は施行会社の担当や設計担当

施主である皆さんも理解しておいたほうが良いでしょう。

 

 

申請書類

 

申請書類には、管理規約に書かれていた内容を

基本的に守れば問題ありません。

 

まれに工事に使う素材のカタログを

出して下さいなどと言われるケースもあります。

主に遮音に関することで性能を確認する

目的であることが多いようです。

 

書類を出す段階で

管理人さんに一度みて頂くのも

良いかも知れません。

 

また、

 

近隣の承諾書が必要な場合があります。

「工事について了解しました」という証ですが

共働き世帯が多い場合には

なかなか印鑑を頂くタイミングが難しい場合があります。

 

その際には、封書で工事の概要とともに

ご捺印による承諾をお願いするという方法もあります。

 

返信封筒ですと、

入居者の方にお手間をかけてしまうので

管理人さんに預けて頂くという場合もあります。

 

ケースバイケースで最善の方法で

承諾書を頂いてください。

 

承諾書が揃わないと

そもそも工事申請が出来ません。

 

 

理事会への申請書類

 

基本事項が守られていない申請書では

工事に対する不安感もつのらせてしまうので

そこはキッチリ確認して申請段階でミス

しないように注意してください。

 

申請期間は1ヶ月程度としている理事会が一般的なのは、

理事会の開催が1ヶ月ごとだからです。

 

早いところでは1週間というところもありますが

それは管理人さんと理事長さんが

つねい近いコミュニケーションをとっている場合です。

 

実際の申請期間を聞きながら

工事の段取りを工事会社に進めてもらって下さい。

 

 

近隣挨拶のタイミング

 

近隣挨拶のタイミングですが

工事承諾書を頂く場合には

理事会の許可の前になりますし

 

近隣様の工事承諾書が不要な場合には

理事会の許可が下りてから

正式にご挨拶に伺います。

 

通常は工事担当者が

工事を依頼した施主とともに

まわることが理想ですが

 

不在の場合には

工事担当者が再度単独で伺います。

 

そして工事が開始されましたら

タイミングをみて施主とともに再度伺う

という方法をとると良いと思います。

 

ここで注意したいのは

不在だった場合の対処方法です。

 

ただ留守だったから出直す

ということではなく

かならず訪問した証を残すことが大事です。

 

工事担当者の名刺に

 

「●月●日 何時に施主様と訪問したましたが

お留守のご様子でしたのでご案内だけポストへ

入れさせて頂きます」

 

等々、訪問に来たという事実が大事です。

 

うっかり、そうしたことをせずに

工事を開始したりすると

 

「うちは聞いてない」

 

とクレームになったりしますので

とても大事なことです。

 

 

近隣挨拶の範囲

 

近隣挨拶の範囲は

基本的に理事会や管理会社の

指定する範囲では足りません。

 

ゆるい管理会社ですと

上下左右だけ挨拶必須

としているところもありますが

 

それはクロス張替程度で

音の出ない工事の場合だけと

考えたほうがよいでしょう。

 

解体する工事や大工さんが入るような工事

の場合には、かならず騒音が発生します。

 

クレームのトップは騒音問題です。

上下左右はもちろんのこと

斜め左右上下を含めた8世帯

 

そして、

 

工事を行うフロア全体への

挨拶をすることをオススメします。

 

 

菓子折はどんなものが良いか

 

菓子折については

上下左右斜めの8世帯分を準備することを

おすすめしております。

 

工事をするフロア全体までは必要ありません。

フロア全体には工事の案内分

そして工事会社の粗品で良いでしょう。

 

菓子折は通常2,000円から3,000円以内

とお伝えしております。

 

受け取った側が負担にならない

程度のものが良いと思います。

 

 

クレームワースト3

 

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マンションリフォームにおいて

クレームが多いと一般的に言われているものは

以下の3つです。

 

1.うるさい

2.作業車が邪魔

3.共用廊下の汚れ

 

それぞれに対策をお伝えします。

 

 

1.うるさい

当然ながらご挨拶の際にご説明はする内容ですが

近隣の方からしますと

「予想以上にうるさい」

ということになります。

 

事前説明は重要ですが

特に解体で古いタイル式のお風呂を壊す

なんていう場合には相当な音が響きます。

 

生活スタイルを伺いながら

なんとなく外出している時間を伺い

そのすきに一気に処理するという方法もあります。

 

 

2.作業者が邪魔

指定された駐車スペースに停めている場合と

大型の荷物の搬入には近くまで停車することもありますが

かならず管理人さんの許可をとりながら

車の出し入れが頻繁に行われる時間帯を

避けることが重要です。

 

また、

 

運転者は車に待機していて

他の車の出入りに支障が出そうであれば

すぐに一旦移動できる体制を整えておくことです。

 

 

3.共用廊下の汚れ

マンションリフォームの場合には

石膏ボードの切断などで

共用廊下に白い足跡で

汚してしまうことがあります。

 

施工する住戸の玄関に

マットを敷いて濡れタオルを置き

出入りの際には必ず足を清掃する。

 

また、外部と内部の靴を分ける

などの工夫が必要です。

 

そして作業している職人さんで

最後の作業をする方は

かならず廊下をモップで清掃して

作業を終了するようにルールを決めて

徹底させることが重要です。

 

 

今日の「わかった!」

 

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マンションは沢山の皆さんが

同じ建物に住んでいます。

 

一般的なルールもありますが

マンション独自ルールもあるので

管理規約をしっかりと事前に調べて

ルールを守ることが重要です。

 

また、

 

申請書類は管理規約のルールを

しっかりと盛り込んだ内容にし

ルールにのっとった形式で

期間に余裕をもって提出してください。

 

近隣挨拶なども範囲が決まっている

場合もありますが

ご迷惑をかけそうな範囲には

事前のご挨拶をすることがおすすめです。

 

クレームの内容もおおよそ

今日お伝えした内容が一般的ですので

事前に理解して対策をとることで

余分なクレームを事前に防ぎ

心地よくリフォーム後に入居することができます。

 

今日の内容は是非、工事会社の担当者と

共有しておくとよいと思いますので

是非活用してください。

 

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<編集後記>

週末は熱海デュアスロンに出場する予定です。

熱海の海を1.5km泳いで10kmのランニングなのですが

最近全然トレーニングできてないです。

 

昨日は6時に仕事あがって、ジムで1500m泳いで

5kmくらい走る予定だったのが、仕事が長引き

結局なにもできませんでした~

 

トレーニングするつもりでトンカツ食べたのに!

 

こういったことってトレーニングあるあるなのです。

今晩ジムいくから食べておかなくては!

と、蕎麦屋で鴨南蛮そば大盛り&カツ丼とか

食べるときもあって、そんな時は悲しくなりますよね~・・・

 

今週は明日から関西出張です!

出張先でランニングできるといいのですが

ランニングシューズ持って行っても

結局走らないことがおおいんですよね~

 

はぁ~・・・。

 

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